يُعد فهم التفاصيل المتعلقة بالضمانات المالية شرطاً أساسياً لأي مقاول، أو مورد يسعى للفوز بعقود ناجحة، وتحقيق استقرار مالي في عالم المناقصات، والعقود الحكومية.

ومن هنا، يبرز مفهومان رئيسيان: الضمان الابتدائي، والضمان النهائي، وهما أداتان مفهومتان لضمان الجدية والالتزام في تنفيذ المشاريع. تلعب منصة اعتماد دوراً محورياً كمنصة حكومية إلكترونية تُستخدم لتقديم الضمانات ومتابعتها. بينما توفر شركة ترسيات الدعم والاستشارات؛ لضمان إتمام هذه العمليات بكفاءة واحترافية وشفافية. 

الضمان الابتدائي هو وثيقة أو خطاب ضمان بنكي يقدمه المقاول أو المورد عند التقدم للمناقصات الحكومية أو شبه حكومية، وذلك لإثبات الجدية في التقديم وضمان عدم التراجع عن العرض المقدم.

الغرض من الضمان الابتدائي:

 ضمان جدية المتقدم للمناقصة الالتزام بعرضه، ومنع التراجع عن المشاركة في المناقصة إذا رست عليه المناقصة.

متى يطلب؟

يطلب الضمان الابتدائي في بداية عملية المناقصة، قبل ترسية العقد على أي من المتنافسين، وغالباً يكون ذلك أثناء مرحلة فتح المظاريف.

قيمة الضمان الابتدائي:

تتراوح عادة بين 1 % إلى 2 % من إجمالي قيمة العرض المقدم، وقد تختلف النسبة بحسب طبيعة المشروع، والجهة المعلنة، وشروط كراسة المنافسة.

متى ينتهي أو يُسترد؟

ينتهي الضمان الابتدائي في حالتين رئيسيتين:

• إذا لم يرسُ العطاء (المناقصة) على المتقدم: في هذه الحالة، يُعاد الضمان الابتدائي للمتقدم الذي لم يفز بالعطاء.

• بعد الترسية: عندما يتم ترسية العطاء على أحد المتقدمين، يُعاد الضمان الابتدائي لجميع المتقدمين الآخرين الذين لم ترسُ عليهم المناقصة. أما المتقدم الذي رسا عليه العطاء، فيتحول ضمانه الابتدائي إلى ضمان نهائي (ضمان الأداء) أو يُطلب منه تقديم ضمان نهائي جديد، وذلك لضمان التزامه بتنفيذ المشروع.

ملاحظة: لا يعد الضمان الابتدائي دفعة مالية للمشروع، بل هو مجرد وسيلة لضمان الجدية ويسترد في حالة الالتزام بالإجراءات والجدية، وعدم التراجع.

الضمان النهائي ويعرف أيضاً باسم ضمان الأداء، هو خطاب ضمان بنكي يطلب من المقاول أو المورد بعد فوزه بالمناقصة وتوقيع العقد. ويضمن الضمان النهائي تنفيذ المشروع أو العقد المتفق عليه بشكل تام وفقاً للشروط والمواصفات المتفق عليها المحددة في العقد.

متى يطلب الضمان النهائي؟

يُقدم بعد ترسية المناقصة على أحد المتنافسين. وقبل بدء تنفيذ المشروع، أو تسليم أي أعمال.

 نسبة الضمان النهائي:

تتراوح النسبة حسب طبيعة المشروع ومدى تعقيده.  عادة ما تكون قيمته ما بين% 5 إلى 10 % من إجمالي قيمة العقد.

مدة سريان الضمان النهائي:

يستمر طوال مدة تنفيذ المشروع، وقد يمتد بعد التسليم في بعض المشاريع التي تتطلب ضمان جودة طويل الأجل، مثل مشاريع الإنشاءات أو العقود التقنية.

متى ينتهي الضمان النهائي؟

ينتهي الضمان النهائي بعد استلام المشروع أو العقد بشكل نهائي من قبل الجهة صاحبة المشروع أو الجهة المالكة، وبعد التأكد من استيفائه كافة الشروط والمواصفات. في حالة عدم وجود مخالفات أو أضرار، يتم إعادة الضمان للمقاول. كما يظل الضمان النهائي سارياً طوال مدة تنفيذ المشروع، وقد يمتد في بعض الحالات إلى مدة ما بعد الانتهاء، خاصة في المشاريع التي تتطلب ضمان جودة طويلة الأجل مثل، الإنشاءات أو العقود التقنية.  

ماذا يحدث عند الأخلال بالعقد؟

في حالة تقصير المقاول أو عدم الالتزام بتنفيذ المشروع كما هو متفق عليه، يحق للجهة المالكة مصادرة الضمان النهائي لتعويض الأضرار.

أهمية الضمان النهائي:

أهمية الضمان النهائي تكمن في تعزيز ثقة الجهة المعلنة، حيث الفائز بالمناقصة ملتزم بتنفيذ المشروع بكفاءة.

• يعد خطوة ضرورية قانونية لضمان استمرار العقد وتجنب النزاعات القانونية..
• يظهر جدية المقاول واستعدادها للوفاء بالالتزامات. 
• يمنح الجهة المعلنة أماناً مالياً وتنفيذياً.

الضمان الابتدائي، والضمان النهائي هما نوعان من الضمانات المالية المعتمدة في المناقصات والمشاريع الحكومية لكن لكل منها وظيفة مختلفة ومرحلة زمنية محددة.

الضمان الابتدائية:

الضمان الابتدائي يضمن جدية المتقدم للمنافسة في الالتزام بشروطها، يسترد إذا لم ترس عليه المناقصة، أو بعد انتهاء إجراءات الترسية.

الضمان النهائي (ضمان الاداء): 

يقدم بعد فوز المتقدم بالمناقصة وتوقيع العقد. يهدف إلى ضمان تنفيذ المشروع حسب المواصفات والشروط. يبقى الضمان النهائي في المنافسات سارياً حتى الانتهاء من تنفيذ المشروع واستلامه النهائي.

 منصة اعتماد الحكومية هي المنصة الإلكترونية  الرسمية التابعة لوزارة المالية في المملكة العربية السعودية، الحل الإلكتروني المتكامل لإدارة المناقصات الحكومية، والمشاريع الحكومية، وهي حجر الأساس في تنظيم العلاقة بين الجهات الحكومية، والمقاولين، والموردين. من خلال منصة اعتماد يمكن للمنافسين:

•  التعرف على المناقصات الحكومية الجديدة.

• تحميل كراسات الشروط والمواصفات الفنية.

• رفع الضمان الابتدائي إلكترونياً.

• أدخل بيانات الضمان النهائي نظام المنافسات بعد الفوز.

• متابعة جميع الإجراءات المالية ذات الصلة.

إجراءات تقديم الضمانات عبر منصة اعتماد:

• يتم تقديم الضمانات الابتدائي والنهائي عبر المنصة من قبل المتنافسين.
• تحقق الجهات المختصة من صحة الضمانات المقدمة عبر المنصة.
• إدارة جميع مراحل الضمانات بما في ذلك الإرجاع والاسترداد.

 فوائد إدارة الضمانات الإلكترونية:

• توفير الوقت والجهد على المتنافسين والجهات الحكومية.

• زيادة الشفافية والموثوقية في الإجراءات.

• تسهيل تتبع مراحل حالة الضمانات وإدارتها في كل مراحل المشروع.

• تقليل الأخطاء والمخاطر الناتجة عن المعاملات الورقية.

رغم سهولة استخدام منصة اعتماد، يواجه العديد من المقاولين تحديات تقنية، وإدارية في رفع الضمانات بالطريقة الصحيحة مما قد يسبب استبعاد العطاء، أو تأخير إجراءاتهم.

 وهنا يأتي دور شركة ترسيات، حيث تقدم لك الدعم الكامل لتجاوز صعوبات منصة اعتماد، وخاصة تلك المتعلقة بإدارة ورفع الضمانات بشكل صحيح وآمن.  خدماتنا تشمل:

• قراءة وفهم الشروط في كراسة الشروط. 

• تحديد شروط الضمان الابتدائي والنهائي بدقة. 

• إصدار خطاب الضمان بصيغة معتمدة ومقبولة لدى الجهات الحكومية.

• التأكيد من اعتماد الجهة المصدرة لدى الجهة الحكومية. 

•  تجهيز ملفات PDF المطلوبة، وإدخال البيانات بدقة.

• متابعة الموافقات على الضمان من الجهات الحكومية.

• استبدال الضمان الابتدائي بالنهائي في الوقت المناسب. 

• متابعة الإفراج عن الضمان النهائي بعد انتهاء المشروع.

 التحذير من الأخطاء الشائعة مثل:

•  إرسال الضمان يدوياً دون رفعها على المنصة.

•  استخدام صيغة غير معتمدة.

نعمل في شركة ترسيات على حماية مصالحكم المالية، وتقليل فرص الخسارة الناتجة عن الأخطاء الإدارية او التقنية. 

• اقرأ كراسة الشروط بعناية مع التركيز على ملاحظات الضمان.

• التأكد من صلاحية خطاب الضمان وتاريخ الانتهاء.

• لا تعتمد على النسخة الورقية فقط النسخة الإلكترونية هي المرجع الأساسي.

• يجب التواصل مع مختص مالي أو استشاري قبل رفع أي ضمان.